Оцифрування трудової книжки у 2026 році стало однією з найважливіших процедур для працівників, які мають паперові записи про роботу, навчання, службу або інші періоди, що можуть впливати на майбутню пенсію.
В Україні перехід до електронного обліку трудової діяльності розпочався ще 10 червня 2021 року, а п’ятирічний перехідний період за чинним законодавством має завершитися 10 червня 2026 року, повідомляє Новинний Простір.
Електронна трудова книжка — це не окремий файл на телефоні чи комп’ютері, а цифрові відомості в Реєстрі застрахованих осіб, які використовуються Пенсійним фондом України для підтвердження трудової діяльності. Закон №1217-IX передбачив, що облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі, а паперова трудова книжка поступово втрачає роль основного джерела інформації.
Найбільша цінність оцифрування полягає не в самому скануванні, а в тому, що людина заздалегідь захищає свій стаж від втрати, пошкодження або помилок у документах.
«Працівникам не варто сприймати електронну трудову книжку як формальність. Якщо в паперовій книжці є записи за 1990-ті, початок 2000-х або періоди роботи на підприємствах, які вже ліквідовані, краще перенести ці дані до електронного реєстру до виникнення пенсійного питання».
Кому потрібно оцифрувати трудову книжку
Оцифрувати трудову книжку насамперед потрібно тим працівникам, які були працевлаштовані до 10 червня 2021 року і мають паперову трудову книжку із записами про роботу. Особливо важливо це для людей, у яких є стаж до 1 січня 2004 року, адже відомості після цієї дати здебільшого вже є в електронній системі обліку, а попередні періоди часто підтверджуються саме паперовими документами.
Подати документи може як роботодавець, так і сам працівник через вебпортал Пенсійного фонду України з використанням кваліфікованого електронного підпису. Якщо людина перебуває за кордоном, вона також може подати скан-копії дистанційно через особистий кабінет, не відвідуючи сервісний центр в Україні.
Непрацюючим пенсіонерам, яким пенсію вже призначено, за роз’ясненням Пенсійного фонду, оцифровувати трудову книжку не потрібно, оскільки необхідні відомості вже містяться в пенсійній справі.
Перед поданням документів варто визначити, чи справді саме вам потрібно діяти першочергово. Не всі люди перебувають в однаковій ситуації, адже хтось має лише сучасний електронний стаж, а хтось — десятки років паперових записів.
Найбільше уваги потрібно приділити документам, які підтверджують періоди до впровадження повноцінного електронного обліку. Також варто перевірити записи тим, хто змінював прізвище, працював у різних регіонах, мав військову службу, навчався на денній формі або працював на підприємствах, що припинили діяльність.
Для зручності можна орієнтуватися на такі категорії:
- працівники, прийняті на роботу до 10 червня 2021 року;
- люди зі стажем до 1 січня 2004 року;
- працівники, чиї трудові книжки досі зберігаються у роботодавця;
- особи, які перебувають за кордоном, але мають українську трудову книжку;
- громадяни, у яких у трудовій книжці є виправлення, нечіткі печатки або зміна прізвища;
- працівники підприємств, які були реорганізовані, ліквідовані або переміщені через війну.
Що буде, якщо не оцифрувати трудову книжку
Якщо трудову книжку не оцифрувати до 10 червня 2026 року, це не означає автоматичної втрати страхового стажу. Пенсійний фонд уже роз’яснював, що відсутність оцифрованої трудової книжки після цієї дати не вплине на страховий стаж, а дані за попередні періоди можна буде подати до ПФУ особисто або через вебпортал.
Водночас зволікання створює практичні ризики, бо паперовий документ може загубитися, пошкодитися або містити записи, які потім доведеться додатково підтверджувати через архіви. Після завершення перехідного періоду основний акцент буде на електронних даних, тому відсутність сканованих відомостей може ускладнити швидке призначення пенсії або перевірку стажу.
Головний ризик для працівника — не штраф, а затримка та складність доведення старих періодів роботи.
«Найчастіша помилка працівників — думати, що якщо трудова книжка лежить у шафі, то все вже захищено. Насправді для майбутнього призначення пенсії важливо, щоб інформація була не лише на папері, а й у державному електронному реєстрі».
Які документи потрібно підготувати
Перед скануванням потрібно уважно переглянути трудову книжку і перевірити, чи всі записи читабельні, чи є підписи, печатки, дати прийняття та звільнення, а також чи збігаються персональні дані.
Якщо людина змінювала прізвище, ім’я або по батькові, варто підготувати документи, які підтверджують такі зміни, наприклад свідоцтво про шлюб, розірвання шлюбу або зміну імені. Крім трудової книжки, для підтвердження окремих періодів стажу можна подати скан-копії військового квитка, диплома або свідоцтва про денне навчання, свідоцтва про народження дитини для жінок та інших документів про стаж.
Сканувати потрібно саме оригінали документів, а не копії, бо нечіткі або неповні файли можуть не пройти обробку. Якщо трудова книжка має вкладку, додаткові аркуші або виправлення, їх також потрібно відсканувати в хронологічному порядку.
| Що перевірити перед поданням | Чому це важливо | Що зробити, якщо є проблема |
|---|---|---|
| ПІБ і дата народження | Помилки можуть ускладнити ідентифікацію особи | Підготувати документи про зміну даних |
| Дати прийняття і звільнення | Від них залежить підтвердження періодів роботи | Звірити записи з наказами або довідками |
| Печатки та підписи | Без них окремі записи можуть викликати питання | За можливості отримати архівну довідку |
| Записи до 2004 року | Такі періоди часто підтверджуються паперовими документами | Оцифрувати першочергово |
| Додаткові документи | Вони можуть підтвердити навчання, службу або інші періоди | Додати скани разом із трудовою книжкою |
Покрокова інструкція: як оцифрувати трудову книжку самостійно
Самостійне оцифрування через вебпортал Пенсійного фонду України підходить працівникам, які мають доступ до інтернету, кваліфікований електронний підпис і скановані копії документів. На порталі потрібно авторизуватися в особистому кабінеті за допомогою КЕП, після чого перейти до розділу «Комунікації з ПФУ» і вибрати вкладку «Відомості про трудові відносини».
Далі користувач заповнює загальні дані, надає згоду на обробку персональної інформації, завантажує файли та підписує звернення електронним підписом. Пенсійний фонд рекомендує завантажувати кольорові скан-копії у форматі JPG, JPEG або PDF, а багатосторінкові документи подавати одним файлом.
Після надсилання заяви результат опрацювання можна перевірити в розділі «Мої звернення».
- Перевірте всі записи у трудовій книжці, особливо старі періоди роботи, записи про звільнення, печатки та зміну прізвища.
- Підготуйте додаткові документи, якщо вони підтверджують стаж, навчання, службу, декретні періоди або зміну персональних даних.
- Зробіть кольорові скани всіх заповнених сторінок трудової книжки з оригіналу, не обрізаючи краї сторінок і не затемнюючи печатки.
- Збережіть файли у форматі PDF, JPG або JPEG, стежачи за тим, щоб вони були чіткими, читабельними та відповідали змісту документа.
- Увійдіть до особистого кабінету на вебпорталі Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису.
- Відкрийте розділ «Комунікації з ПФУ» і перейдіть у вкладку «Відомості про трудові відносини».
- Заповніть персональні дані, підтвердьте згоду на обробку інформації та прикріпіть скан-копії у правильній послідовності.
- Підпишіть звернення КЕП і надішліть його до Пенсійного фонду України.
- Через певний час перевірте статус у розділі «Мої звернення» і переконайтеся, що заяву прийнято або опрацьовано.
- Якщо звернення відхилено, уважно прочитайте причину, виправте помилки у файлах або даних і подайте документи повторно.
Якими мають бути скани, щоб їх прийняли
Якість скан-копій має вирішальне значення, бо саме з цих зображень фахівці Пенсійного фонду переносять інформацію до електронного реєстру.
Документи мають бути кольоровими, чіткими, читабельними та зробленими з оригіналів, а не з ксерокопій чи фотографій низької якості. Розмір одного файлу, за роз’ясненням ПФУ, має бути до 1 Мб, формат — JPG, JPEG або PDF, а назва файлу повинна відповідати його змісту.
Якщо документ багатосторінковий, його бажано подавати одним файлом, щоб не порушити послідовність сторінок і не створити плутанину під час перевірки.
Краще витратити 20 хвилин на якісне сканування, ніж потім повторно подавати весь пакет через нечітку печатку або обрізану сторінку.
«Найпроблемнішими зазвичай є сторінки зі старими печатками, записами кульковою ручкою та виправленнями. Якщо такі сторінки відскановані темно або під кутом, система може прийняти файл, але під час опрацювання виникнуть питання до змісту записів».
Чи може роботодавець зробити це замість працівника
Роботодавець, який зберігає трудові книжки працівників, прийнятих до 10 червня 2021 року, має забезпечити сканування та передачу відомостей до Пенсійного фонду. Після завершення оцифрування або після 10 червня 2026 року паперова трудова книжка видається працівнику на руки під підпис для подальшого зберігання.
Водночас працівник не повинен пасивно чекати, якщо не впевнений, що роботодавець уже подав його документи. Варто звернутися до відділу кадрів, уточнити статус сканування і за потреби самостійно перевірити інформацію в особистому кабінеті ПФУ.
Якщо трудова книжка вже у працівника або людина не працює, вона може подати документи самостійно через вебпортал або звернутися до сервісного центру Пенсійного фонду.
Що варто зробити вже зараз
Станом на 29 квітня 2026 року чинним залишається дедлайн 10 червня 2026 року, хоча у Верховній Раді зареєстровано законопроєкт №14257 щодо продовження строку оцифрування трудових книжок. Картка законопроєкту показує, що документ зареєстрований 27 листопада 2025 року і станом на останнє оновлення опрацьовується в комітеті, тому розраховувати на автоматичне продовження строків не варто.
Навіть якщо строки змінять, працівнику вигідніше не відкладати процедуру, бо завчасне внесення даних до реєстру знижує ризик майбутніх суперечок щодо стажу.
Найкраща стратегія — перевірити трудову книжку, зробити якісні скани, подати документи через портал ПФУ і зберегти паперовий оригінал у безпечному місці. Електронна трудова книжка не скасовує цінність паперового документа, але робить інформацію про трудову діяльність доступнішою, захищенішою і зручнішою для призначення пенсійних послуг.
«Працівнику варто зберігати паперову трудову книжку навіть після оцифрування. Електронний реєстр стає основним джерелом обліку, але оригінал документа може знадобитися для уточнення спірних або старих записів».
Читайте також: Як отримати базову соціальну допомогу у 2026 році.
