Пенсійний фонд України наголошує: 10 червня 2026 року завершується п’ятирічний перехідний період, відведений для внесення даних із паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб. Йдеться про процес, який стартував після набрання чинності законом №1217-IX про електронний облік трудової діяльності. Саме цей закон запровадив електронні трудові книжки та поступовий перехід від паперових документів до цифрових даних. За роз’ясненням парламентського Комітету з питань соціальної політики, дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до реєстру до 10 червня 2026 року, повідомляє Новинний Простір.
Що означає дедлайн 10 червня
Дедлайн 10 червня не означає, що після цієї дати людина автоматично втратить трудовий або страховий стаж. ПФУ окремо пояснює, що відсутність оцифрованої копії трудової книжки після 10 червня 2026 року не призведе до втрати стажу, оскільки дані після 2004 року вже містяться в системі персоніфікованого обліку.
Однак для періодів роботи до впровадження такого обліку паперові документи залишаються важливим доказом. Тому головний ризик полягає не у самому дедлайні, а у втраті або пошкодженні старої трудової книжки.
«Головне — не панікувати: стаж не зникає через сам факт неоцифрування, але людині варто завчасно подбати про підтвердження старих періодів роботи», говорить фахівець із пенсійного права.
Як це вплине на пенсію
Для майбутньої пенсії найбільше значення має страховий стаж для пенсії, а не просто наявність паперової книжки на руках. З 1 січня 2004 року страховий стаж обчислюється за даними Реєстру застрахованих осіб. Тобто інформація про офіційне працевлаштування, сплату внесків і звітність роботодавців після цієї дати вже має бути в електронній системі. А ось стаж до 2004 року часто підтверджується саме паперовою трудовою книжкою або іншими документами.
Найбільше питання стосується людей, які мають тривалий трудовий шлях ще з 1980-х, 1990-х або початку 2000-х років.
Кому варто перевірити трудову книжку насамперед
Особливу увагу варто звернути тим, хто працював до 2004 року, змінював багато місць роботи, має записи з нечіткими печатками або працював на підприємствах, які вже ліквідовані. Також це актуально для людей, які перебувають за кордоном, адже Пенсійний фонд зазначає, що подати документи на оцифрування можна онлайн. Для цього потрібно відсканувати всі сторінки трудової книжки, де є записи. Сканкопії мають бути кольоровими, чіткими, у форматі JPG або PDF, а рекомендована якість сканування — 300 dpi.
Перед поданням документів варто перевірити кілька важливих моментів:
- чи є в трудовій книжці всі записи про прийняття, переведення та звільнення;
- чи видно печатки, підписи, дати та назви підприємств;
- чи немає виправлень без належного підтвердження;
- чи збігаються особисті дані з паспортом та ідентифікаційним кодом;
- чи збережені додаткові документи про навчання, військову службу або інші періоди, які можуть впливати на стаж.
Як оцифрувати трудову книжку
Оцифрування трудової книжки можна зробити через роботодавця або самостійно через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Роботодавець має право відсканувати трудову книжку працівника та передати її до ПФУ через особистий кабінет страхувальника.
Працівник також може завантажити сканкопії через власний кабінет застрахованої особи. За роз’ясненням Комітету Верховної Ради, самостійне подання передбачає підписання документів кваліфікованим електронним підписом.
«Працівнику не варто чекати останнього дня. Найкраще перевірити якість сканів, наявність усіх сторінок і статус обробки документів у кабінеті ПФУ», говорить кадровий консультант.
| Питання | Що важливо знати |
|---|---|
| Кінцева дата перехідного періоду | 10 червня 2026 року |
| Хто може подати документи | Роботодавець або працівник |
| Де подаються сканкопії | Через вебпортал Пенсійного фонду |
| Що особливо важливо | Періоди роботи до 1 січня 2004 року |
| Чи зникає стаж після дедлайну | Ні, але його може бути складніше підтвердити без документів |
| Що робити з паперовою книжкою | Зберігати після оцифрування |
Що буде, якщо не встигнути
Якщо людина не встигне подати документи до 10 червня, це не означає автоматичну втрату права на пенсію. Комітет Верховної Ради пояснює, що паперові документи можуть бути відскановані пізніше — у зручний для людини час або вже під час звернення до ПФУ за призначенням пенсії.
Пенсійний фонд також зазначає, що за відсутності даних про стаж до впровадження персоніфікованого обліку людина може подати паперові документи до територіального органу ПФУ або через особистий кабінет. Водночас затягування може створити практичні труднощі, якщо книжку буде втрачено, пошкоджено або якщо архіви підприємства буде складно знайти.
Пенсійні права краще захищати не тоді, коли пенсія вже оформлюється, а завчасно — поки всі документи доступні.
Чому паперову книжку все одно треба зберігати
Після оцифрування паперова трудова книжка видається працівнику під підпис на зберігання, а роботодавець не зобов’язаний тримати її у себе. Це означає, що відповідальність за фізичне збереження документа фактично переходить до працівника. Навіть якщо дані вже внесені до електронної системи, паперову книжку не варто викидати або залишати без нагляду. Вона може знадобитися, якщо в електронному реєстрі будуть неточності, пропущені записи або спірні періоди роботи.
«Паперова книжка після оцифрування перестає бути основним інструментом обліку, але може залишатися важливим доказом у разі помилки або спору», говорить фахівець із трудового права.
Що зробити вже зараз
Найкраща стратегія для працівника — не обмежуватися питанням, чи встигне роботодавець усе зробити самостійно. Варто зайти до особистого кабінету на порталі ПФУ та перевірити, чи є дані про трудову діяльність. Якщо людина працювала до 2004 року, потрібно переконатися, що ці періоди підтверджені документально. Якщо скани вже подані, варто перевірити статус їх обробки. Якщо ні — краще підготувати якісні копії та подати їх самостійно або через роботодавця.
Електронна трудова книжка в Україні має спростити оформлення пенсії, але вона не скасовує потреби уважно ставитися до власних документів. Особливо це стосується людей передпенсійного віку, працівників із великим трудовим стажем та тих, хто має записи про роботу на вже ліквідованих підприємствах.
Оцифрування трудових книжок до 10 червня — це передусім спосіб зменшити ризик втрати важливої інформації. А як оцифрувати трудову книжку — питання, яке краще вирішити до дедлайну, а не під час оформлення пенсійних виплат.
Читайте також: Нові правила для пенсіонерів з 1 січня 2027 року: кому доведеться працювати довше і скільки стажу потрібно
